E-mail é fácil de enviar, rápido, eficaz, mas também pode ser fonte de uma boa dor de cabeça. Lembre-se de que é quase impossível recolher um e-mail já enviado. Pense 3 vezes antes do último click.
Assunto - É indispensável e tem que ser claro e objetivo. Muitas pessoas decidirão se vale a pena ler, baseado no interesse gerado pelo assunto.
Para quem? - O e-mail deve ser endereçado para as pessoas que vão agir a partir do seu recebimento.
Com Cópia - As cópias devem ser para as pessoas que necessitam tomar conhecimento do assunto, mas que não irão atuar diretamente na sua resolução.
Cópia oculta - Deve ser restrita ao máximo, pois se há razão para a cópia ser oculta, já não é uma boa razão. Lembre-se de que esta pessoa não receberá as respostas.
Responder para todos - Somente se não tiver opção. O ideal é a cada nova correspondência decidir, individualmente, sobre quem deve receber e quem deve estar ciente.
Tamanho - Não é por ser grátis que devemos abusar do tamanho. Manter toda correspondência anterior dentro de um e-mail é um desperdício.
Anexos - Vários anexos também aumentam o tamanho do e-mail e atrapalham. Multiplicam-se as cópias e perdem-se os originais. Para garantir a integridade dos originais dê preferência a formatos que não sejam facilmente editáveis, como o PDF.
Seja conciso e consciente do que escreve:
E-mail se presta para comunicações rápidas. Se seu e-mail não couber em uma única páginaimpressa, você está usando o meio errado para comunicação. Prefira um formato mais formal, mesmo que seja anexado a um e-mail. Isto facilita a leitura e aumenta a importância do material enviado. Quando for enviar um e-mail, busque sempre seguir as seguintes instruções:
O primeiro parágrafo de um email deve trazer um resumo do seu conteúdo, que seja suficiente para a maioria dos leitores, principalmente, aqueles que recebem cópia apenas para informação.
Redija o segundo parágrafo para as pessoas que vão agir a partir do seu e-mail. Certifique-se de que esteja claro, objetivo e direto. No terceiro parágrafo defina as responsabilidades, trace prazos e metas. Somente com o e-mail pronto decida os destinatários e para quem serão enviadas as cópias.
Um último conselho: nunca escreva um email no calor da emoção. Espere a temperatura amainar, pense repetidas vezes sobre o texto, conte até 100, leia repetidas vezes e, ainda, espere o dia seguinte para reavaliá-lo.
Artigo extraído do Jornal da Gestão de Carreira – Meu Mentor – Volume 5 – Número 1
